Berdasarkan Buku Juknis atau Panduan (Pedoman) Pengelolaan Pemanfaatan dana Peningkatan Kapasitas Masyarakat (Pemerintah Daerah) Program KOTAKU Tahun 2023, Pengembangan kapasitas merupakan salah satu komponen penting sebagai upaya peningkatan kapasitas yang diberikan program, baik kepada masyarakat maupun kepada pemerintah daerah untuk mencapai tujuan program serta menyiapkan keberlanjutan penyelengaraan penataan permukiman yang berkelanjutan.
Sesuai
dengan surat Direktur Pengembangan Kawasan Permukiman No PA.01.04-CK/304
tanggal 29 Desember 2022 mengenai keberlanjutan Tim Pendamping Program KOTAKU diperpanjang
hingga 30 Juni 2023 untuk pelaksanaan exit strategy dan pengakhiran loan NSUP,
serta penyiapan keberlanjutan Program KOTAKU.
Penyiapan
keberlanjutan penyelenggaraan penataan permukiman perlu diadakan Peningkatan Kapasitas
Masyarakat (PKM) dan Pemerintah Daerah melalui kegiatan workshop pengelolaan pasca
program. Melalui kegiatan ini diharapkan Pemerintah Kota/Kabupaten dapat
menyiapkan dan memperkuat terkait kelembagaan BKM/LKM, pengelolaan dan
pemeliharaan kegiatan infrastruktur yang telah terbangun, pengelolaan aset
kegiatan skala kawasan, penguatan Pokja PKP dan lainnya.
Berdasarkan
hal tersebut, dalam melaksanakan kegiatan PKM ini, disusun selain kerangka
acuan kegiatan Peningkatan Kapasitas Masyarakat/Pemerintah Daerah NSUP/Program
KOTAKU Tahun 2023 juga Buku Juknis atau Panduan
(Pedoman) Pengelolaan Pemanfaatan dana Peningkatan Kapasitas Masyarakat (Pemerintah
Daerah) Program KOTAKU Tahun 2023/2024 sebagai rujukan dalam pemanfaatan dana tersebut.
Tujuan
disusunnya Buku Juknis atau Panduan
(Pedoman) Pengelolaan Pemanfaatan dana Peningkatan Kapasitas Masyarakat (Pemerintah
Daerah) Program KOTAKU Tahun 2023/2024 ini adalah: 1) Memberikan panduan terhadap
pengelolaan dan pemanfaatan dana kegiatan peningkatan kapasitas
masyarakat/pemerintah daerah yang dilaksanakan di tingkat kabupaten/kota; 2) Meningkatkan
pemahaman dalam pengelolaan dan pemanfaatan dana yang memenuhi standar pertanggung
jawaban program Kotaku; 3) Menyediakan laporan pengelolaan dan pemanfaatan dana
yang layak audit sebagai informasi dan pertanggungjawaban kepada berbagai pihak
terkait.
Keluaran
yang diharapkan adalah: 1) Adanya panduan pengelolaan dan pemanfaatan dana kegiatan
peningkatkan kapasitas masyarakat/pemerintah daerah di tingkat kabupaten/kota; 2)
Pemda atau pelaksana kegiatan paham pengelolaan dan pemanfaatan dana yang memenuhi
standar pertanggung jawaban program Kotaku; 3) Tersedianya laporan keuangan dan
pertanggung jawaban yang layak audit sebagai informasi dan pertanggungjawaban
kepada berbagai pihak terkait.
Ketentuan
pengelolaan dana Peningkatan Kapasitas Masyarakat (Pemerintah Daerah) Program
KOTAKU Tahun 2023 adalah sebagai berikut
a.
Pengelolaan dengan Swakelola Tipe 1.
Dalam
pelaksanaan pengelolaan dan pemanfaatan dana peningkatan kapasitas masyarakat/pemerintah
daerah dilakukan oleh penyelenggaraan kegiatan PKM, menggunakan metode Swakelola
Tipe I dimana pelaksanaannya dilakukan oleh Balai Prasarana Permukiman Wilayah.
b.
Manajemen Organisasi – Swakelola Tipe 1.
Struktur
organisasi atau pengorganisasian adalah salah satu fungsi manajemen yang merupakan
sebuah sistem atau jaringan kerja dari tugas-tugas, komunikasi serta pelaporan.
Struktur organisasi menggambarkan pendistribusian pekerjaan melalui sebuah divisi
pekerjaan dan menyediakan koordinasi dari hasil-hasil kinerja sehingga sasaran
organisasi dapat terselenggara dengan baik.
Dalam
mengoptimalkan peran pendamping atau konsultan baik yang berasal dari Tim Korkot
mupun Tim Korpov/Subprof HRD & Administrasi, dalam pelaksanaan kegiatan PKM/Pemda
diperlukan keterlibatannya dan masuk kedalam susunan pengelola kegiatan terutama
pada Tim Pelaksana dan Tim Pengawas.
Tim
Korkot masuk dalam Tim Pelaksana dan akan membantu dalam pelaksanaan sesuai dengan
spesifikasi dan perencanaan yang telah disetujui serta membantu dalam
penyusunan pelaporan. Sedangkan Korpvor/HRD & Administrasi masuk dalam Tim
Pengawas dan akan membantu dalam pengawasan mulai dari persiapan sampai dengan
pelaporan kegiatan.
c.
Ketentuan Pemanfaatan Dana.
Berdasarkan
Buku Juknis atau Panduan (Pedoman) Pengelolaan
Pemanfaatan dana Peningkatan Kapasitas Masyarakat (Pemerintah Daerah) Program
KOTAKU Tahun 2023, dalam pengelolaan dan pemanfaatan dana perlu
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1)
Rekening Bank Pengelola.
Rekening bank
pengelola menggunakan rekening atas nama lembaga/instansi (jika ada), atau jika
tidak ada dan membuka rekening baru dan tidak menggunakan atas nama instansi maka
rek bank tersebut ditandatangani oleh 3 orang specimen (tim pelaksana).
2)
Metode Transfer.
Setiap Pembelanjaan/pembayaran
dengan nilai diatas Rp.10 juta rupiah, menggunakan metode transfer (bukan tunai),
misalnya untuk pembayaran hotel. Metode transfer ini juga dapat dilakukan untuk
pengeluaran/pembelanjaan dibawah atau sama senilai Rp.10 juta rupiah.
3)
Pemanfaatan mengacu pada RAB hasil verifikasi
Pembelanjaan yang dilakukan
harus sesuai dan mengacu pada perencanaan (RAB) yang telah
disetujui/diverifikasi.
4)
Pemberitahuan perubahan kepada Satker/PPK (bila ada)
Dalam hal pelaksanaan
kegiatan, jika ada perubahan alokasi maka pelaksana harus memberitahukan kepada
Satker/PPK untuk mendapatkan persetujuan atas perubahan alokasi tersebut
(didukung dengan dokumen yang cukup misal BA perubahan).
5)
Pencatatan dan pengarsipan.
Setiap transaksi harus
didukung dengan bukti transaksi (nota, kuitansi, bon, slip transfer, slip penarikan,
invoice dll) serta dokumen dukung lainnya (dokumen perjanjian kerja sama)
Berdasar bukti transaksi
pembelanjaan, pengelola akan melakukan pencatatan dan pengarsipan semua bukti
transaksi dan dokumen pendukung transaksi diarsip.
6)
Pengembalian Sisa Dana
Dalam pelaksanaan kegiatan,
tidak menutup kemungkinan terdapat sisa dana baik dalam bentuk tunai maupun non
tunai (di rekening bank). Tim Pelaksana atau Tim Penyelenggara melaporkan dan menyetorkan
sisa dana kepada Satker/PPK dengan didukung bukti penyerahan dana dan
ditandatangani oleh kedua belah pihak (penyetor dan penerima dana), untuk selanjutnya
Tim Pelaksana (bendahara) melakukan pencatatan dan pelaporan, serta melaporkan
saldo terakhir menjadi 0.
Untuk mekanisme penyetoran
ke kas negara bisa disepakati, apakah akan dilakukan oleh Satker/PPK atau oleh Tim
Pelaksana (setelah dibuatkan terlebih dahulu form SIMPONI) untuk disetorkan ke
Bank yang ditunjuk.
7)
Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan.
Penyelenggara harus
menyusun laporan pertanggungjawban kegiatan disertai dengan dokumen dukung
lainnya. Berikut adalah laporan yang harus disiapkan diantaranya;
a.
Laporan proceeding pelaksanaan kegiatan.
b.
Lampiran yang berisi sekurang-kurangnya:
-
Daftar peserta kegiatan sesuai dengan proposal;
-
Surat undangan;
-
Daftar kehadiran peserta pelatihan;
-
Dokumentasi/Foto pelaksanaan kegiatan;
-
Materi Presentasi;
-
Berita acara pelaksanaan kegiatan;
-
Laporan acara dari panitia;
-
Laporan penggunaan dana;
-
Bukti transaksi.
8)
Batas Waktu Pelaporan LPJ.
Penyusunan laporan pertanggung
jawaban kegiatan selambat-lambatnya 10 hari setelah kegiatan selesai
dilaksanakan. Dipastikan LPJ sudah dilakukan pemeriksaan atas kebenaran dan
keabsahan semua bukti pembelanjaan oleh Tim Pengawas sebelum disampaikan atau
diilaporkan kepada Satker/PPK.
9)
Penyerahan dan Pengarsipan Dokumen LPJ.
Dokumen LPJ dilaporkan
dan disampikan kepada Satker/PPK untuk dilakukan pemeriksaan kebenaran dan validasinya
terhadap kesesuaian dan keabsahan semua bukti pembelanjaan (asli);
Dokumen LPJ diarsip dan
menjadi dokumen milik Satker/PPK/KPA sedangkan salinan (hard atau soft file)
diarsip di pengelola kegiatan, serta akan disampaikan atau ditunjukan pada saat
dilakukan pemeriksaan oleh pihak luar (BPK ataupun BPKP).
d.
Sistem Pencatatan Dan Pelaporan
Tim Pelaksana
kegiatan, berdasar kesepakatan diinternal Tim Pelaksana, dapat mengangkat atau menunjuk
salah seorang diinternal Tim Pelaksana untuk dijadikan sebagai petugas yang
melakukan pencatatan setiap terjadi transaksi dan membuat laporan keuangan.
Laporan keuangan
dibuat setelah kegiatan selesai dilaksanakan dan tidak ada lagi transaksi keuangan.
Laporan keuangan menyajikan informasi alokasi dana yang digunakan dengan tetap
mengacu kepada RAB yang telah diverifikasi dan disetujui.
Selengpanya
silahkan download dan baca Buku Juknis
atau Panduan (Pedoman) Pengelolaan Pemanfaatan dana Peningkatan Kapasitas
Masyarakat (Pemerintah Daerah) Program KOTAKU Tahun 2023. LINK DOWNLOAD DISINI
Demikian
informasi tentang Buku Juknis atau Panduan
(Pedoman) Pengelolaan Pemanfaatan dana Peningkatan Kapasitas Masyarakat (Pemerintah
Daerah) Program KOTAKU Tahun 2023/2024. Semoga ada mafaatnya.
